Zaman Yönetiminin Temelleri
Hedeflerimize ulaşmak için zamanımızı kontrol edebilmemizi, onu verimli kullanma ve bu konuda aldığımız kararlara uyma becerimizi zaman yönetimi olarak adlandırıyoruz. Zaman yönetiminin temelinde, zamanımızı en optimal şekilde değerlendirecek şekilde plan yapma ve bu planı kararlılıkla takip edebilme yatıyor.
Efektif bir zaman yönetimi; akademik başarımızı, iş performansımızı ve psikolojik iyi oluşumuzu artırıyor. Zamanımızı iyi değerlendirerek başarıya giden yolda daha kolay ilerleyebiliyor, bunun sonucunda kendimize daha çok güven ve saygı duyabiliyoruz.
İş ve Özel Hayat Dengesi için Zaman Yönetimi
Zaman yönetimi yalnızca iş veya akademik yaşamımızı olumlu yönde etkilemiyor, ilişkilerimiz de olmak üzere hayatımızın genelinde bir düzen kurmamıza da yardımcı oluyor. Kimi zaman iş/akademik hayatımızla özel hayatımızı bir arada götürmekte zorlanıyoruz. Örneğin, sosyalleşmeye fazla vakit ayırdığımızda sınavlarımızdan beklediğimiz puanı alamayabiliyoruz veya iş yükümüzü biriktirip fazladan mesaiye kaldığımızda kendimize vakit ayıramıyor ve tükenmiş hissedebiliyoruz. Zamanımızı verimli kullanabilmek ise bu gibi sorunların önüne geçmekte bize yardımcı oluyor. Örneğin, sosyalleşmeye ayırdığımız vakti kontrol ederken ders çalışmak için de belli bir zaman belirlediğimizde, sınavda istediğimiz başarıyı yakaladığımız gibi, kendimizi tamamen kitaplara da gömmemiş oluyoruz. Aynı şekilde, işteki görevlerimize belirli bir süre ayırıp o süreyi etkili şekilde kullanarak daha verimli şekilde ilerleyebiliyor ve böylece fazladan mesaiye kalmayıp kendimize ihtiyacımız olan vakti ayırabiliyoruz. Öte yandan, iş/akademik ve özel hayatlarımız arasında bir denge yakaladığımızda kendimizi daha iyi hissedebiliyoruz. Daha dengeli bir hayat sürerken enerjimizi tek bir alanda tüketmiyor, kendimizi daha canlı, öz güvenli, başarılı ve mutlu hissediyoruz.
Peki, iş/akademik performansımızı artırmak, hayatımızda bir denge bulmak ve iyilik hâlimizi artırmak için zamanımızı nasıl daha etkili şekilde kullanabiliriz? Bu soruyu cevaplamak için öncelikle zaman yönetiminde sık yaptığımız hataları gözden geçirelim.
Sık Yapılan Zaman Yönetimi Hataları ve Çözümleri
Gerçekçi Planlar Yapmamak
Gün içinde yapmak istediklerimizi yetiştiremememizin belki de en sık görülen sebeplerinden biri en başından bir güne sığmayacak kadar görev planlamamız olabiliyor. Yapmak istediğimiz ya da yapmamız gereken çok fazla şey olduğunda günlük listemizin içini biraz fazla doldurabiliyoruz. Örneğin, 8 saat uyuduğumuz ve 8 saat çalıştığımız bir günün 2 saatini spora, 1 saatini kitap okumaya ve 4 saatini sosyalleşmeye ayırmak istediğimizde, yeme-içmeye, temizlenmeye, hazırlanmaya ve ulaşıma toplam 2 saat bırakmış oluyoruz. Hâliyle, yaptığımız plan bir güne sığdırılabilir olmaktan çıkıyor. Öte yandan, genellikle bir günün 24 saatini de tam verimde kullanabilmemiz çok da gerçekçi bir beklenti olmayabiliyor. Kimi zaman anlık gelişen bir durumdan, kimi zaman yoldaki trafikten, kimi zamansa biraz dinlenme ve boş durma ihtiyacımızdan ötürü günlük akışımız aksayabiliyor.
Peki, nasıl daha gerçekçi planlar yapabiliriz? İlk olarak, günümüzü planlarken kendimize karşı dürüst davranmakla başlayabiliriz. Bazen zor olduğunu bilsek de bazı görevler için “Ben bunu bir saatte yetiştiririm ya!” diyebiliyoruz. Böyle zamanlarda, işimizin bir saatten uzun sürebileceğini kabul edip programda ona belki iki saatlik bir yer ayırmak, kendimize gerçekçi bir plan yapmamızı ve sonraki işlerimizi aksatmamamızı sağlayabiliyor. Bunun yanı sıra, her aktiviyi her gün yapmakta ısrarcı olmak işimizi zorlaştırabiliyor. Bunun yerine bazı günleri spora bazı günleri okumaya ayırmak ya da günlük yarım saatimizi kitaba ve bir saatimizi spora ayırmak bizim için daha verimli bir program olabiliyor.
Önem ve Aciliyet Sıralaması Yapmamak
Zaman yönetiminde sık yaptığımız hatalardan bir diğeri ise listemizdeki maddeleri önem ve aciliyet sıralamasına koymamak olabiliyor. Yapacağımız çok fazla iş arasından hangilerine öncelik vermemiz gerektiğini belirlemediğimizde hepsini aynı anda yapmaya veya hepsine aynı süreyi ayırmaya çalışabiliyoruz. Sonucunda da günün sonunda bir sürü küçük iş halletmiş ama bizim için asıl önemli olan işi halletmemiş veya sonraki haftaya yetişecek bir işi yapmış fakat ertesi güne yetişecek bir işi yapmamış olduğumuzu görebiliyoruz. Örneğin, gün içinde, sonraki haftaya doktor randevusu almış, evi temizlemiş, arkadaşımıza hediye bakmış ancak bunları yapmaktan ertesi güne teslimi olan projemizi tamamlamamışsak aciliyeti olan işimize öncelik vermemiş oluyoruz. Böyle bir durumda, vaktimizi pek de etkili kullandığımızı söyleyemiyoruzz.
Acil ve bizim için önemli olan sorumluluklarımıza öncelik vermek, zamanımızı etkili kullanmamızda önemli bir rol oynuyor. Peki, işlerimiz arasında nasıl aciliyet ve önem sırası yapabiliriz? Öncelikle işe, teslim tarihi belli olan görevlerimizin tarihlerini not ederek başlayabiliriz. Bu noktada takvim veya ajanda kullanmak bize yardımcı olabilir. Tarihlerine göre görevlerimizi not ederek büyük resme bakınca neyin yaklaştığını görebilir ve ona göre aksiyon almayı seçebiliriz. Bir gün içinde yapmamız gereken birden çok iş olduğunda hangisini önceliklendirmeliyiz diye merak ediyor olabilrsin. Örneğin, yarına hem arkadaşımıza doğum günü hediyesi almamız hem de proje yetiştirmemiz gerekiyor ancak ikisini birden halledebilecek bir zamanımız olmayabiliyor. Bu durumda, projemize öncelik verip arkadaşımızın hediyesini biraz daha geç vermeyi tercih edebiliyoruz.
Bu bilgiler ışığında çevrimiçi takvim kullanmayı tercih ediyorsan Google Takvim’e bir şans vermeye ne dersin? Ajanda kısmında farklı kategorilere göre takvimini düzenleyebilir ve arkadaşlarınla ortak planlar ekleyebilirsin. Öte yandan, yapılacaklar listesi kısmından da farklı listeler oluşturabilir ve önem sıralamasına göre sorumluluklarını yazabilirsin.
Dinlenmeye Vakit Ayırmamak
Yoğun olduğumuz bir günde kimi zaman mola vermeyi unutabiliyoruz. Üzerimizde biriken işlerin ve kısıtlı zamanın baskısıyla gün içinde hiç dinlenmeden tüm işlerimizi halletmeye çalışabiliyoruz. Belki birkaç saatlerine bu yöntem bizi hızlı ilerletse de günün devamında kendimizde başka iş yapacak enerji bulamayabiliyor, yani tükenebiliyoruz. Örneğin, sınav döneminde aralıksız dört saatimizi kütüphanede ders çalışarak geçirdikten sonra kendimizi üç saat boyunca arkadaşlarımızla sohbet ederken bulabiliyoruz. Baktığımızda, bu yöntem bizi günün başında ilerletse de günün sonunda kaybımız daha büyük olabiliyor.
Bunun yerine, kendimizi tüketmemek için ara ara mola vererek ilerleyince daha çok iş halledip daha verimli bir gün geçirebiliyoruz. Örneğin, dört saat kapanarak ders çalışıp kendimizi tüketmek yerine, saat başı kısa da olsa bir mola vererek ve temiz hava alarak, daha odaklı ve motive bir şekilde çalışmaya devam edebiliyoruz. Böylece, günün sonunda enerjimizi tüketmemiş ve daha verimli çalışmış oluyoruz.
Zaman Yönetimi İçin Etkili Planlama Teknikleri
Zaman yönetimi, hepimizin zorlandığı bir konu olabiliyor. Güzel haber şu ki zamanı etkili kullanamamanın evrensel bir sorun olması nedeniyle bu konuya yönelik geliştirilen bir sürü teknik bulunuyor. Haydi, bu tekniklerden birkaçına göz atalım:
- Eisenhower Matrisi
Eisenhower matrisi, aciliyet ve önem sıralaması yapmaya çalıştığımız noktada yardımımıza koşuyor. Bu tekniğe göre ilk olarak, iki satır ve iki sütundan oluşan bir şablon hazırlıyoruz. Şablonun sütunlarını sırasıyla “acil” ve “acil değil” olarak ve satırlarını da “önemli” ve “önemli değil” olarak adlandırıyoruz. Yani, elimizde “önemli ve acil”, “önemli ama acil değil”, “önemli değil ama acil” ve “önemli veya acil değil” şeklinde dört bölüm oluyor. Daha sonra, yapmamız gerekenleri bu şablona önem ve aciliyetlerine göre yerleştiriyoruz. Eisenhower matrisi tekniğine göre, önemli ve acil kutucuğuna yazdığımız işlerimiz odağımızı ve önceliğimizi vermemiz gereken işler oluyor. Başka bir deyişle, bu işleri hemen şimdi yapmayı tercih etmemiz gerekiyor. “Önemli ve acil değil” bölmesindeki görevleri, şimdi yapmıyor ancak başka bir zamanda yapmak üzere planlıyoruz. Yani, bu görevleri göz ardı etmezken o günkü vaktimizi de onlara ayırmıyoruz. Üçüncü bölme, yani “önemli değil ama acil” bölmesi, başkalarını devreye soktuğumuz bir yer oluyor. Buradaki görevler kendi vaktimizi ayıracağımız kadar önemli olmayabiliyorlar ancak acil oldukları için bu görevleri tamamlamamız gerekiyor. Bu noktada başkalarından yardım istemek bize yardımcı oluyor. Kim bize bu konuda yardım edebilir? Kim bizim yerimize bu işi halledebilir? Son olarak, “önemli veya acil değil” kutucuğundaki görevleri listemizden çıkarıyor ve yapmıyoruz.
- Pomodoro Tekniği
Çalışma seansları arasında molalar vererek zamanımızı ve enerjimizi verimli bir şekilde kullanmamızı hedefleyen Pomodoro tekniğini duymuş muydun? Bu teknik, 1980’lerin sonuna doğru Francesco Cirillo tarafından bulunuyor. Pomodoro tekniğine göre, basitçe, her 25 dakikalık çalışmamızdan sonra 5 dakikalık molalar veriyor ve bunu dört defa tekrarladıktan sonra daha uzun bir molaya çıkıyoruz. Bu uzun molayı 15, 20 ya da 30 dakika olarak belirleyebildiğimiz gibi çalıştığımız süreyi de daha uzun veya daha kısa olarak ayarlayabiliyoruz. Bu teknikteki püf noktalardan birisi, mola verdiğimiz zamanları nasıl değerlendirdiğimiz oluyor. Mola zamanlarında çalıştığımız ortamdan uzaklaşıp biraz adımlamak veya temiz hava almak bize iyi gelebiliyor. Öte yandan, bu vakitleri mümkün olduğunda dijital ekrandan uzak geçirmek de çalışma verimimizi artırıyor.
Pomodoro tekniğini denemek istersen internette bu tekniğe özel zamanlayıcı siteleri bulabilir veya YouTube’tan müzikli Pomodoro zamanlayıcısı videoları bulabilirsin.
- Parkinson Yasası
Sen de yumurta kapıya dayanmadan işlerine başlayamanlardan mısın? O zaman bu teknik tam sana göre! Parkinson yasasına göre, bir görev için fazlaca zamanımız varsa o görevi o süreye yayarak tamamlamaya çalışıyoruz. Sonucunda da verimimiz düşebiliyor. Bu teknik ise bize o görevi tamamlamak için kendimize belirli bir süre koymamızı söylüyor. Örneğin, gece yarısına ödev teslimin mi var? Ödevi tamamlamak için gece yarısını değil de akşam 7’yi kendine teslim zamanı olarak belirlersen ödevini kolaylıkla yetiştirebilir ve kalan vakti kendine ayırabilirsin. Ya da bunu eğlenceli bir oyuna dönüştürebilir ve bilgisayarının şarjı bitmeden görevini halletmeye çalışabilirsin!
Anlattığımız bu üç teknik dışında, 80/20 kuralı, zaman bloklama, GTD metodu, hızlı planlama yöntemi ve kurbağayı ye tekniği gibi başka etkili zaman yönetimi teknikleri de bulunuyor. Farklı zaman yönetimi teknikleri deneyip kendimize uygun olan bir veya birkaç tekniği seçip hayatımıza katarak zamanımızı daha kolay bir şekilde etkili kullanmaya başlayabiliriz.
Zamanını verimli kullanırken #RelateYanında!
Zaman yönetimi, farklı tekniklerle kolaylaştırılabildiği gibi öğrenilebilen de bir beceri. Relate ile zamanını etkili kullanmayı öğrenmek veya zamanını tüketen durumları kontrol edebilmek istersen hemen uygulamaya girip “Zamanı Yönetmek” veya “Zamanı Tüketenlerden Kurtulmak” yolculuklarına başlayabilirsin. Unutma, her zaman #RelateYanında!
