MUHATAP: ULUKÖK TEKNOLOJİ HİZMETLERİ A.Ş. (RELATE)
İçindekiler:
1. GİRİŞ
2.AMAÇ
3. KAPSAM
4. TANIMLAR
5. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN GENEL İLKELER
6. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI
7. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI
8. ŞİRKETİN AYDINLATMA YÜKÜMLÜLÜĞÜ
9. AÇIK RIZA ALINMASI
10. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN HUSUSLAR
11. İLGİLİ KİŞİNİN HAKLARININ GÖZETİLMESİ VE TALEPLERİNİN DEĞERLENDİRİLMESİ
12. İLGİLİ KİŞİNİN HAKLARINI KISMEN VEYA TAMAMEN İLERİ SÜREMEYECEĞİ HALLER
13. İLGİLİ KİŞİNİN HAKLARINI KULLANMASI VE VERİ SORUMLUSUNA BAŞVURU FORMU
14. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI VE ÜÇÜNCÜ KİŞİLER TARAFINDAN İŞLENMESİ
15. TÜRKİYE İÇİNDE BULUNAN ÜÇÜNCÜ KİŞİLERE VERİ AKTARIMI
16. YURT DIŞINDA BULUNAN ÜÇÜNCÜ KİŞİLERE VERİ AKTARIMI
17. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA SÜRELERİ
18. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASI
19. DENETİM
20. POLİTİKANIN YÜRÜRLÜĞÜ VE GÜNCEL TUTULMASI İÇİN YAPILMASI GEREKENLER
1-GİRİŞ
ULUKÖK TEKNOLOJİ HİZMETLERİ A.Ş. / RELATE, (“ŞİRKET”) kişisel verilerin korunması ve işlenmesinde başta Anayasa’nın 20. maddesinde düzenlenen özel hayatın gizliliği olmak üzere kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumaya azami önem atfetmektedir. Bu çerçevede, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun” ya da “KVK Kanunu”) uyarınca kişisel verilerin hukuka uygun olarak korunması ve işlenmesine özen göstermekte, tüm planlama ve faaliyetlerinde bu özenle hareket etmektedir. Şirketimiz, kişisel verilerin korunması ve işlenmesini sadece mevzuata uyum sağlama kapsamında değerlendirmemekte, yaklaşımının temeline insana verdiği değeri koymaktadır. Bu politika ile kişisel verilerin işlenmesi ve korunması konusunda Şirketimiz tarafından benimsenecek ve uygulama noktasında dikkate alınacak ilkeler ortaya konulmaktadır.
2- AMAÇ
Kişisel verilerin işlenmesi ve korunması konusunda 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na, Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararlarına ve ikincil mevzuata uyum sağlanması için Şirket kapsamında faaliyetlerin yasal düzenlemelere uyumlu şekilde yürütülmesi, kişisel verileri işlenen kişilerin şeffaf ve doğru şekilde bilgilendirilmesi amaçlanmaktadır.
3- KAPSAM
İşbu politika, Şirketimizin işlemekte olduğu kişisel verilere yönelik tüm faaliyetleri kapsar ve söz konusu faaliyetlere uygulanır.
4- TANIMLAR
Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızadır. **Alenileştirme: **“Herkes tarafından bilinir kılma” anlamında olan alenileştirme kavramı, 6698 sayılı Kanun’un 5. maddesinde, kişisel verilerin işlenebilmesi için gerekli olan “kişisel verisi işlenen gerçek kişinin açık rızasının alınması gerekliliği”nin istisnalarından biri olarak sayılmıştır. Anonim hale getirme Kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. Aydınlatma Yükümlülüğü Veri sorumlusunun, kişisel verilerini işlediği kişilere, bu verilerinin kim tarafından, hangi amaçlarla ve hangi hukuki gerekçelere dayanarak işlenebileceği, kimlere hangi amaçlarla aktarılabileceği hususunda bilgi vermesi yükümlülüğüdür. Şirket/Şirketimiz ULUKÖK TEKNOLOJİ HİZMETLERİ A.Ş., RELATE İlgili Kullanıcı Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişilerdir. İmha Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi, bulanıklaştırılması veya anonim hale getirilmesini ifade eder. Kişisel Verilerin İşlenmesi Kişisel Verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemdir. KVK Kurulu/Kurul Kişisel Verilerin Korunması Kurulu’dur. Kurum Kurul ve Başkanlıktan oluşan Kişisel Verileri Koruma Kurumudur. İlgili Kişi Kişisel verisi işlenen gerçek kişilerdir. Kişisel Veri Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgidir. Otomatik Olarak Veri İşleme Bilgisayar, telefon, saat vb. işlemci sahibi cihazlar tarafından yerine getirilen, yazılım veya donanım özellikleri aracılığıyla önceden hazırlanan algoritmalar kapsamında insan müdahalesi olmadan kendiliğinden gerçekleşen işleme faaliyetidir. Özel Nitelikli Kişisel Veri Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler özel nitelikli verilerdir. Sicil Veri Sorumluları Sicili’dir. Veri İşleyen Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına Kişisel Veri işleyen gerçek veya tüzel kişidir. Veri Kayıt Sistemi Kişisel Verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini ifade eder. Veri Sorumlusu Kişisel Verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişidir. Veri Kategorisi Kişisel verilerin ortak özelliklerine göre gruplandırıldığı veri konusu kişi grubu veya gruplarına ait kişisel veri sınıfıdır.
5- KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN GENEL İLKELER
Hukuka ve Dürüstlük Kurallarına Uygun Olma Şirketimiz kişisel verileri ilgili mevzuata ve dürüstlük kuralının gereklerine uygun olarak işler ve bu sınırlar içerisinde kullanır. İlgili kişinin beklemediği ve beklemesinin de gerekmediği sonuçların ortaya çıkmasını önleyici şekilde hareket eder. İlke uyarınca söz konusu veri işleme faaliyetinin şeffaf olmasını sağlar; bilgilendirme ve uyarı yükümlülüklerine uygun hareket eder. Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olma Şirketimiz kişisel veri sahiplerinin temel haklarını ve meşru menfaatlerini dikkate alarak işlediği kişisel verilerin doğru ve güncel olmasını sağlar. Bu kapsamda verilerin elde edildiği kaynakların belirli olması, doğruluğunun teyit edilmesi, güncellenmesi gerekip gerekmediğinin değerlendirilmesi gibi hususları özenle dikkate alır. Şirketimiz aktif özen yükümlülüğü uyarınca her zaman kişisel veri sahibinin bilgilerinin doğru ve güncel olmasını temin edecek kanalları açık tutar. Belirli, Açık ve Meşru Amaçlar İçin İşlenme Şirketimiz veri işleme amacını açık ve kesin olarak belirler ve bu amacın meşru olmasını sağlar. Amacın meşru olması Şirketimizin işlediği kişisel verilerin, yapmış olduğu iş veya sunmuş olduğu hizmetle bağlantılı ve bunlar için gerekli olması anlamına gelir. Şirketimiz belirttiği bu amaçlar dışında başka amaçlarla veri işleme yapmaz. Bu itibarla, kişisel veri işleme amaçlarının açıklandığı hukuki işlem ve metinlerde belirlilik ve açıklık ilkesine uyumda hassasiyet gösterir. İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma Şirketimiz işlenen kişisel verilerin, belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesine elverişli olmasını sağlar ve amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınır. Şirketimiz mevcutta olmayan ve sonradan gerçekleşmesi düşünülen amaçlarla kişisel veri toplamaz veya işlemez. Sonradan ortaya çıkması muhtemel ihtiyaçların karşılanmasına yönelik veri işlemek için, işlemeye ilk kez başlıyor gibi, Kanun’da düzenlenmiş olan kişisel verilerin işlenme şartlarını gerçekleştirir. Ayrıca işlenen veriyi sadece amacın gerçekleştirilmesi için gerekli olanla sınırlı tutar. Ölçülülük ilkesi kapsamında, veri işleme ile gerçekleştirilmesi istenen amaç arasında makul bir denge kurar. İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç İçin Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Edilme Şirketimiz ilgili mevzuatta verilerin saklanması için öngörülen bir süre bulunması halinde bu sürelere uyum gösterir; aksi durumda kişisel verileri, ancak işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza eder. Şirketimiz tarafından bir kişisel verinin daha fazla saklanması için geçerli bir sebep olmaması durumunda söz konusu veri silinir, yok edilir, bulanıklaştırılır veya anonim hale getirilir. Kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin prosedürler Şirketimiz Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’nda ayrıntılı olarak düzenlenmektedir.
6- KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI
Kişisel veriler Şirket tarafından ancak aşağıda belirtilen usul ve esaslar kapsamında işlenebilir. Kişisel verileri işleme faaliyetinin hukuka uygun gerçekleştirilebilmesi için işleme faaliyeti şu üç unsuru her halde sağlar: • Genel ilkelere uygun olma, • Veri işleme şartlarından birine dayanma, • İlgili kişiyi aydınlatma. Kişisel veriler ilgili kişiyi aydınlatma yükümlülüğü yerine getirildikten sonra ilgili kişinin açık rızası alınarak işlenebilir. Açık rıza KVK Kanunu düzenlemelerine uygun olarak alınır. KVK Kanunu kapsamında açık rıza alınmaksızın kişisel veri işlenmesinin öngörüldüğü durumlarda ilgili kişinin açık rızası alınmaksızın kişisel verileri işlenir. Açık rıza alınmaksızın kişisel veriler şu hallerde işlenebilir (m.5/2):
Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi Şirketimiz kanunların açıkça öngördüğü hallerde kişisel verileri ilgili kişinin açık rızasını almadan işlemektedir. Fiili İmkânsızlık Nedeniyle Rızasını Açıklayamayacak Durumda Bulunan veya Rızasına Hukuki Geçerlilik Tanınmayan Kişinin Kendisinin ya da Bir Başkasının Hayatı veya Beden Bütünlüğünün Korunması için Zorunlu Olması Şirketimiz rızanın açıklanamadığı ya da geçerli olmadığı hallerde kişilerin hayat veya beden bütünlüğünün korunması için kişisel verileri açık rıza almadan işlemektedir. Bir Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan Doğruya İlgili Olması Kaydıyla, Sözleşmenin Taraflarına Ait Kişisel Verilerin İşlenmesinin Gerekli Olması Şirketimiz bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olarak sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin zorunlu olması durumunda, hayatın olağan akışı gereği, bu amaçla sınırlı olmak üzere ilgili kişinin kişisel verilerini açık rıza almadan işlemektedir. Şirketimizin Hukuki Yükümlülüğünü Yerine Getirebilmesi İçin Veri İşlemenin Zorunlu Olması Şirketimiz veri sorumlusu olarak hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmek için zorunlu olduğu hallerde ilgili kişinin kişisel verilerini açık rıza almadan işlemektedir. İlgili Kişinin Kendisi Tarafından Alenileştirilmiş Olması Şirketimiz; ilgili kişilerin kendileri tarafından alenileştirilen, bir başka ifadeyle herhangi bir şekilde kamuoyuna açıklanmış olan kişisel verilerini alenileştirme amacıyla sınırlı olarak işleyebilir. Bir Hakkın Tesisi, Kullanılması veya Korunması İçin Veri İşlemenin Zorunlu Olması Şirketimiz hukuken meşru bir hakkın kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olduğu hallerde ilgili kişilerin kişisel verilerini açık rıza almadan işlemektedir. Kişisel Veri Sahiplerinin Temel Hak ve Özgürlüklerine Zarar Vermemek Kaydıyla, Şirketimiz Tarafından Meşru Menfaatleri İçin Veri İşlenmesinin Zorunlu Olması Şirketimiz ilgili kişilerin temel hak ve özgürlerine zarar vermemek kaydıyla meşru menfaatlerinin temini için kişisel verilerin işlenmesinin zorunlu olduğu durumlarda ilgili kişilerin kişisel verilerini işleyebilir. Şirketimiz, kişisel verilerin korunmasına ilişkin temel ilkelere uyulması ve Şirketimiz ile ilgili kişilerin menfaat dengesinin gözetilmesi konusunda gerekli hassasiyeti göstermektedir. Meşru menfaatten kasıt; meşru, ilgili kişinin temel hak ve özgürlüğü ile yarışabilecek düzeyde etkin, belirli ve hali hazırda mevcut olan bir menfaattir. Şirketimiz ilgili kişilerin haklarına zarar gelmemesi için ek koruyucu tedbirler almaktadır. Şirketimizin menfaati ile ilgili kişinin temel hak ve özgürlükleri arasında makul bir denge sağlanmaktadır.
7- ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI
Özel nitelikli kişisel veriler işlenirken Kurul tarafından belirlenen önlemler alınır.
8- ŞİRKETİN AYDINLATMA YÜKÜMLÜLÜĞÜ
Şirketimiz, KVK Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında kişisel veri sahiplerini aydınlatmaktadır. Bu kapsamda, kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği, işlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi ile kişisel veri sahiplerinin sahip olduğu hakları açıklığa kavuşturmaktadır.
9- AÇIK RIZA ALINMASI
Şirketimiz, m.5/2’de sayılan işleme şartlarından birine dayanmadığı hallerde ilgili kişinin açık rızasını alarak kişisel veri işleme faaliyetinde bulunmaktadır. M.5/2’de yer alan şartlardan biri varken ilgili kişiden asla açık rıza almamakta ve böylece ilgili kişiyi yanıltmaktan kaçınmaktadır.
Kişisel veriler açık rıza şartına dayanılarak da işlense Şirket aydınlatma yükümlülüğünü her halde yerine getirir; açık rıza alınması ve aydınlatma yapılması süreçlerini birbirinden ayrı süreçler olarak yürütür.
Açık rıza yazılı/basılı veya elektronik ortamda bulunan açık rıza metinleri aracılığıyla alınır.
10- KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN HUSUSLAR
Şirketimiz Kanun uyarınca kişisel verileri güvenli bir şekilde saklamak, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve erişilmesini önlemek amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü idari ve teknik tedbiri alır. Söz konusu idari ve teknik tedbirler Şirketimizin Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’nda ayrıntılı olarak düzenlenmektedir. Şirketimiz Kanun ve sair mevzuatta yer alan düzenlemelere uygun hareket edilmesini teminen “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu”na uyum faaliyetlerini düzenli olarak yürütmektedir.
Şirketimiz ilgili veri sorumluları ve veri işleyenlerin, sahip oldukları kişisel verileri Kanun ve Politika hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklamamaları ve işleme amacı dışında kullanmamaları için teknolojik imkân ve uygulama maliyetlerine göre gerekli tüm idari ve teknik tedbirleri alır. Bu bağlamda Kanun ve Politika hakkında bilgilendirme ve eğitim çalışmaları yürütülür, ilgili çalışanların işe alınma süreçlerinin bir parçası olarak gizlilik sözleşmeleri imzalatılır, diğer veri sorumlusu ve veri işleyenlere gizlilik ve taahhüt sözleşmeleri imzalatılır.
Şirketimiz tarafından işlenen kişisel verilerin kanuna uygun olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde, Şirketimiz bu durumun KVK Kurulunca belirlenen süreler dahilinde ilgili kişiye ve KVK Kuruluna bildirilmesi için gerekli işlemleri yürütür. KVK Kurulu tarafından gerek görülmesi halinde bu durum KVK Kurulunun internet sitesinde ya da KVK Kurulu tarafından uygun görülecek başka bir yöntemle ilan edilir.
Şirketimiz ilgili kişilerin Politika ve Kanun’un uygulanması ile ilgili tüm yasal haklarını gözetir ve bu haklarının korunması için gerekli tüm önlemleri alır.
Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel veridir. Şirketimiz özel nitelikli kişisel verilerin, başkaları tarafından öğrenildiği takdirde ilgili kişinin mağdur olmasına veya ayrımcılığa maruz kalmasına neden olabilecek nitelikte veriler olmalarının farkında olup bu sebeple hukuka uygun olarak işlenen bu tür kişisel verilerin korunması için Kurul tarafından belirlenen yeterli önlemleri hassasiyetle alır.
11- İLGİLİ KİŞİNİN HAKLARININ GÖZETİLMESİ VE TALEPLERİNİN DEĞERLENDİRİLMESİ
Şirketimiz, kişisel verilerini elinde bulundurduğu ilgili kişinin aşağıda belirtilen kendisiyle ilgili taleplerine KVKK düzenlemelerine uygun şekilde cevap verir:
- Şirket tarafından kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
- İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- İşlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verinin eksik ya da yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini talep etme,
- Şirket tarafından düzeltme ve imha işlemleri yapılmışsa kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- Kişisel verilerin işlenme sebepleri ortadan kalktığında şirket tarafından kişisel verilerin silinmesini, yok edilmesini, bulanıklaştırılmasını veya anonim hale getirilmesini isteme
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi nedeniyle ilgili kişinin zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme.
12- İLGİLİ KİŞİNİN HAKLARINI KISMEN VEYA TAMAMEN İLERİ SÜREMEYECEĞİ HALLER
Bu Politika ve Kanun hükümleri aşağıdaki hâllerde uygulanmayacaktır:
- Kişisel verilerin, üçüncü kişilere verilmemek ve veri güvenliğine ilişkin yükümlülüklere uyulmak kaydıyla gerçek kişiler tarafından tamamen kendisiyle veya aynı konutta yaşayan aile fertleriyle ilgili faaliyetler kapsamında işlenmesi,
- Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi,
- Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi,
- Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi,
- Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.
- Bu Politika ve Kanun’un amacına ve temel ilkelerine uygun ve orantılı olmak kaydıyla veri sorumlusunun aydınlatma yükümlülüğünü düzenleyen 10’uncu, zararın giderilmesini talep etme hakkı hariç, ilgili kişinin haklarını düzenleyen 11’inci ve Veri Sorumluları Siciline kayıt yükümlülüğünü düzenleyen 16’ncı maddeleri aşağıdaki hâllerde uygulanmayacaktır:
- Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması,
- İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi,
- Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması,
- Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.
13- İLGİLİ KİŞİNİN HAKLARINI KULLANMASI VE VERİ SORUMLUSUNA BAŞVURU FORMU
Kanun’un uygulanmasıyla ilgili talepler ve başvurular kvkk@ulukok.com.tr elektronik posta adresi üzerinden veya “Reşitpaşa Mah. Katar Cad. İTÜ Arı 1 Teknokent Binası No:⅖ İç Kapı No:19 Sarıyer/İSTANBUL” adresine yazılı olarak bizzat tevdi edilebilir veya noter kanalıyla gönderilebilir ya da kayıtlı elektronik posta (KEP), güvenli elektronik imza veya mobil imza kullanmak suretiyle elektronik ortamda iletilebilir.
Talepler ve başvurular Şirketimize daha önce bildirilen ve Şirketimizin sisteminde kayıtlı bulunan ilgili kişiye ait bir elektronik posta adresi varsa adresine de gönderilebilir.
Talep ve başvurularda, > Ad, soyadı ve başvuru yazılı ise imza, > Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası, > Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi, > Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası, > Talep konusu, bulunması zorunludur.
Konuya ilişkin bilgi ve belgelerin başvuruya eklenmesi gerekmektedir.
Şirketimiz başvuruda yer alan talepleri, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırır. Ancak söz konusu işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde, Kurulca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.
Şirketimiz kendisine iletilen talebi kabul edebileceği gibi gerekçesini açıklayarak reddedebilir ve yanıtını ilgili kişiye yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirir. Başvuruda yer alan talebin kabul edilmesi hâlinde Şirketimiz gereğini en kısa sürede yerine getirir ve ilgili kişiyi bilgilendirir. Başvurunun Şirketimizin hatasından kaynaklanması hâlinde alınan ücret ilgili kişiye iade edilir.
Başvurunun reddedilmesi, verilen yanıtın yetersiz bulunması veya süresinde başvuruya yanıt verilmemesi hâllerinde; ilgili kişi, yanıtı öğrendiği tarihten itibaren otuz ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurula şikâyette bulunma hakkına sahiptir.
14- KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI VE ÜÇÜNCÜ KİŞİLER TARAFINDAN İŞLENMESİ
Şirketimiz, üçüncü bir gerçek ya da tüzel kişiye KVK düzenlemelerine uygun şekilde kişisel veri aktarabilir.
Bu durumda Şirketimiz kişisel verileri aktardığı üçüncü kişilerin de bu politikaya uymasını sağlar.
Şirketimiz kişilerle akdedilen sözleşmelere gerekli koruyucu düzenlemeler eklenir.
15- TÜRKİYE İÇİNDE BULUNAN ÜÇÜNCÜ KİŞİLERE VERİ AKTARIMI
Kişisel veriler KVKK m.5/2 ve özel nitelikli kişisel veriler m.6/3’te belirtilen istisnai hallerde açık rıza alınmaksızın ve bunların dışındaki hallerde açık rıza alınmak şartıyla Türkiye içinde bulunan üçüncü kişilere aktarılabilir.
Bu aktarımın KVKK’ya uygun olmasını sağlamaktan şirket çalışanları ve veri sorumlusu temsilcisi müteselsilen sorumludur.
16- YURT DIŞINA VERİ AKTARIMI
Kişisel veriler açık rıza alınmak şartıyla yurt dışına aktarılabilir.
Kanun’un 5/2 ve 6/3 maddelerinde belirtilen istisnai hallerde, veri aktarılacak ülkede yeterli koruma bulunması halinde (Yeterli koruma bulunan ülkeler Kurul tarafından ilan edilir.) kişisel veri açık rıza alınmaksızın yurt dışında bulunan üçüncü kişilere aktarılabilir.
Veri aktarılacak ülkede yeterli koruma bulunmaması halinde Şirketimiz ve veri aktarılacak ülkedeki veri sorumlusunun yeterli korumayı taahhüt etmesi ve Kurul’dan izin alınması halinde kişisel veri açık rıza alınmaksızın yurt dışında bulunan üçüncü kişilere aktarılabilir.
Bu aktarımın KVKK’ya uygun olmasını sağlamaktan Şirket çalışanları ve veri sorumlusu müteselsilen sorumludur.
17- KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA SÜRELERİ
6698 sayılı Kanun’a göre bu kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel veriler Şirket tarafından kendiliğinden veya ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir, bulanıklaştırılır veya anonim hale getirilir.
Silme, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirme işlemidir.
Yok etme, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirme işlemidir
Bulanıklaştırma, kişisel verilerin, ayrı tutulma ve spesifik bir veri sahibiyle ilişkilendirilememesi için teknik ve organizasyonel tedbirlere tabi olma koşuluna bağlı ek veriler olmaksızın, spesifik bir veri sahibiyle ilişkilendirilemeyecek şekilde işlenmesidir.
Anonim hale getirme, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirme işlemidir.
Diğer kanunlarda kişisel verilerin imhasına ilişkin yer alan hükümler saklı kalmak kaydıyla Şirketimiz, bu Kanun ve diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlemiş olduğu kişisel verileri, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’na uygun olarak resen veya ilgili kişinin talebi üzerine siler, yok eder, bulanıklaştırır veya anonim hale getirir.
18- KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASI
Şirketimiz, kişisel verileri kanunlarda ve sair mevzuatta öngörülen süreler uyarınca saklamaktadır. Kanunlarda ve sair mevzuatta öngörülen bir saklama süresi bulunmuyorsa, kişisel veriler Şirketimzin Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’na uygun olarak, o kişisel veriyi işleme amacının gerçekleşmesi için gereken süre kadar saklanmakta, daha sonra periyodik imha süreleri çerçevesinde silinmekte, yok edilmekte, bulanıklaştırılmakta veya anonim hale getirilmektedir.
19- DENETİM
Şirketimiz mevzuata uyumu ve veri güvenliğinin tesisi ve alınan tedbirlerin düzenliliğini ve devamlılığını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapar ve yaptırır.
20- POLİTİKANIN YÜRÜRLÜĞÜ VE GÜNCEL TUTULMASI İÇİN YAPILMASI GEREKENLER
Şirketimiz tarafından düzenlenerek 04.08.2021 tarihinde yürürlüğe giren Politika, ilgili kişilerin ulaşabileceği şekilde internet sitemizde yayımlanarak ilgili kişilerin erişimine sunulur.
Şirketimiz tarafından gerekli görüldüğü hallerde işbu politika değiştirilebilir.
Politika değiştirilse dahi eski hali geçerli olduğu tarih aralığı belirtilerek muhafaza edilir.
